Typiske fejl i momsregnskab, revisorer ser

Momsregnskab er et område, hvor mange virksomheder – store som små – ofte begår fejl. Selvom det kan virke simpelt at indberette moms, er reglerne komplekse, og selv små fejl kan få store konsekvenser i form af bøder, renter eller unødige udgifter. Revisorer ser gentagne mønstre i de udfordringer, virksomheder møder, og der er især nogle klassiske faldgruber, som går igen. Ved at forstå de typiske fejl kan du undgå dyre overraskelser og sikre, at din virksomhed altid har styr på momsregnskabet.

Fejl i fradrag for købsmoms

Når din revisor kigger ind i de mest almindelige fejl i momsregnskaber, er fejl i fradrag for købsmoms klart en af de største. Mange virksomheder tror, at de kan trække moms fra på stort set alle udgifter, men virkeligheden er, at der er en række begrænsninger og undtagelser. Disse fejl opstår ofte, fordi reglerne kan virke uoverskuelige, og fordi man ikke altid er opmærksom på, hvordan Skattestyrelsen skelner mellem fradragsberettigede og ikke-fradragsberettigede udgifter.

Typiske fejlkilder ved købsmoms

• Repræsentation: Middage, gaver og kundearrangementer giver ofte anledning til fejl. Mange tror, at al repræsentation kan trækkes fra, men fradragsretten er som udgangspunkt begrænset eller helt fraværende. 
• Personlige udgifter: Når ejeren betaler private udgifter via virksomheden, bliver momsfradraget ofte taget med – men det er ulovligt og kan medføre efteropkrævning. 
• Blandede formål: Udgifter som mobiltelefon, internet eller biludgifter bruges ofte både privat og erhvervsmæssigt. Her skal momsfradraget fordeles forholdsmæssigt, men det bliver ofte glemt. 
• Manglende kontrol af leverandørfakturaer: Hvis leverandøren ikke er momsregistreret, kan du ikke trække momsen fra, selvom fakturaen indeholder moms. 

Konsekvenser af fejlagtige fradrag

Fejl i fradrag for købsmoms kan virke små, men de kan hurtigt akkumulere sig til større beløb. Skattestyrelsen gennemfører stikprøvekontroller, og hvis din virksomhed bliver udtaget, kan fejlagtige fradrag føre til:

• Tilbagebetaling af momsbeløb
• Pålagte renter
• Bøder eller tillæg

Det kan skabe unødige økonomiske belastninger og endda påvirke virksomhedens likviditet.

Sådan undgår du fejlene

Som virksomhed kan du tage nogle enkle skridt for at minimere risikoen:

1. Opbyg klare retningslinjer for, hvilke udgifter der kan trækkes fra.
2. Hold privat og erhverv adskilt – både i bogføring og i praksis.
3. Gennemgå fakturaer systematisk og tjek, at leverandøren er momsregistreret.
4. Brug en revisor eller bogholder som sparringspartner, så tvivlsspørgsmål kan afklares løbende.

Vores erfaring

Revisorer oplever, at virksomheder, der investerer tid i at forstå fradragsreglerne og arbejder struktureret med deres bilag, sjældent ender i problemer. Det kræver ikke nødvendigvis dyre systemer – ofte er en enkel tjekliste eller faste rutiner nok. Det vigtigste er at være bevidst om, at ikke alle udgifter giver fradrag, og at momsreglerne er lavet til at skelne tydeligt mellem privatforbrug og erhvervsudgifter.

Forkert periodisering af moms

En anden typisk fejl, vi ser i momsregnskaber, handler om forkert periodisering. Selvom det kan virke banalt at placere køb og salg i den rigtige periode, sker der ofte fejl. Og når moms bliver indberettet i den forkerte periode, kan det skabe både forvirring og problemer i virksomhedens økonomi.

Hvorfor opstår fejlene?

Fejl i periodisering sker ofte, når der er travlt, eller når virksomheden ikke har en fast rutine for at håndtere bilag. Det kan handle om:

• Fakturaer, der bogføres for sent – f.eks. en leverandørfaktura, som først registreres i næste momsperiode.
• Forskellige fakturadatoer og leveringsdatoer – her er det let at forveksle, hvilken periode momsen hører til.
• Forudbetalinger eller aconto-regninger – som i nogle tilfælde håndteres forkert og dermed giver et skævt billede af momsafregningen.

Konsekvenser af forkert periodisering

Når moms ikke er placeret i den korrekte periode, kan det give:

• Ubalance i regnskabet, hvor virksomhedens resultater ikke stemmer overens med virkeligheden.
• Unødige korrektioner ved revision eller momsindberetning, som tager tid og kan give ekstra omkostninger.
• Risiko for renter ved for sen indbetaling, hvis Skattestyrelsen opdager, at moms er bogført i en senere periode. 

Sådan undgår du fejl i periodisering

For at sikre korrekt periodisering er det en god idé at:

1. Indføre faste deadlines for indsendelse og bogføring af bilag.
2. Sikre et godt samspil mellem bogholderi og økonomifunktion, så fakturaer altid bliver registreret hurtigt.
3. Være opmærksom på fakturadatoen og leveringsdatoen – det er leveringsdatoen, der i sidste ende er afgørende for periodiseringen.
4. Bruge digitale løsninger – mange bogføringsprogrammer har funktioner, der hjælper med at placere bilag korrekt. 

Revisorers erfaring

Revisorer oplever, at virksomheder, der indfører en simpel proces for bilagshåndtering, reducerer fejlene markant. Det kan være så enkelt som at have en regel om, at alle bilag skal afleveres inden en bestemt dato hver måned. En konsekvent rutine skaber klarhed og giver et bedre flow i momsafregningen.

Manglende dokumentation og bilag

Et tredje klassisk problem i momsregnskaber er manglende eller mangelfuld dokumentation. Momsfradrag er betinget af, at der findes korrekt dokumentation for købet, og det er virksomhedens ansvar at kunne fremvise denne dokumentation. Uden gyldige bilag står momsfradraget på usikker grund.

Typiske mangler i dokumentationen

• Kreditkortudskrifter uden faktura – her kan momsen ikke trækkes fra, selvom beløbet er betalt.
• Håndskrevne kvitteringer uden de nødvendige oplysninger som CVR-nummer eller momsbeløb.
• Manglende bilag ved rejseudgifter – f.eks. hotel eller transport, hvor bilag er blevet væk.
• Leverandørfakturaer med fejl – som mangler momsregistreringsnummer eller tydelig opdeling af momsbeløb. 

Konsekvenser af manglende dokumentation

Når bilag mangler, kan virksomheden miste retten til momsfradrag. Det betyder:

• Øget momsbetaling, fordi udgifterne ikke kan dokumenteres.
• Tidsspilde, fordi bogholderi eller revisor skal bruge ekstra ressourcer på at genskabe dokumentation.
• Øget risiko ved kontrolbesøg fra Skattestyrelsen, hvor manglende bilag kan føre til krav om tilbagebetaling. 

Sådan styrer du dokumentationen bedre

For at undgå problemer er det vigtigt at opbygge en solid struktur for håndtering af bilag:

1. Digitalisér bilagene – scan eller upload dem til et regnskabsprogram, så de altid er tilgængelige.
2. Lav en tjekliste for, hvilke oplysninger der skal fremgå af fakturaen, så du kan afvise mangelfulde bilag i tide.
3. Sørg for klare interne procedurer – f.eks. at medarbejdere altid afleverer bilag umiddelbart efter en udgift.
4. Brug en revisor som sparringspartner til at sikre, at dokumentationen lever op til lovkravene. 

Revisorers erfaring

Revisorer ser, at virksomheder, der tidligt får styr på deres bilagsrutiner, sparer både tid og penge. Digitalisering gør en kæmpe forskel – ikke kun i forhold til at undgå fejl, men også fordi det giver et bedre overblik og gør regnskabet mere gennemsigtigt.

Det kan virke som småting, men de fleste fejl i momsregnskaber handler netop om rutiner. Når revisorer hjælper virksomheder med at få styr på de grundlæggende processer, bliver momsindberetning en simpel opgave i stedet for en potentiel fælde.