Hvorfor korrekt dokumentation er nøglen til en god revision

En revision handler ikke kun om tal og regneark. Bag hvert tal skal der være et solidt grundlag, der kan dokumentere, at regnskabet afspejler virkeligheden. Korrekt dokumentation er derfor hjørnestenen i enhver revision. Den giver revisor mulighed for at udføre sit arbejde ordentligt, og den skaber den gennemsigtighed og tillid, som banker, investorer og myndigheder forventer. Når dokumentationen er i orden, bliver revisionen både mere effektiv og mere værdifuld for virksomheden.

Dokumentation som fundament for revisionen

Selv de flotteste regnskabstal mister værdi uden gyldige bilag og aftaler til at underbygge dem. Dokumentation til revisor fungerer som det fundament, årsrapporten bygger på. Den viser, at virksomheden har styr på sin økonomi, og at tallene ikke blot er estimater eller gæt.

For revisoren er dokumentationen helt afgørende, fordi det er gennem bilag, kontrakter og afstemninger, at revisor kan vurdere, om regnskabet giver et retvisende billede. For virksomhedens omverden er dokumentationen et signal om gennemsigtighed og seriøsitet.

Hvilken dokumentation revisor efterspørger

Revisionsdokumentation dækker over alle de materialer, der underbygger virksomhedens økonomi. Det omfatter blandt andet:

• fakturaer og kvitteringer

• bankudtog og afstemninger

• leasing- og låneaftaler

• kontrakter med kunder og leverandører

• lageropgørelser og værdiansættelser af aktiver

Dokumentationen behøver ikke være kompliceret, men den skal være korrekt og systematisk. Mange virksomheder vælger i dag digitale løsninger, hvor bilag automatisk lagres sammen med bogføringen. Det gør det lettere for både virksomheden og revisoren at finde det nødvendige materiale.

Krav til dokumentation i regnskabet

Der stilles klare krav til dokumentation i årsregnskaber. Hver transaktion skal kunne spores til et gyldigt bilag. En faktura skal eksempelvis indeholde oplysninger om sælger, køber, dato, beløb og moms. Hvis bilaget ikke lever op til kravene, kan revisor ikke godkende posten, hvilket kan resultere i forbehold i erklæringen.

Disse krav fungerer som en sikkerhed – både for virksomheden selv og for de eksterne parter, der skal stole på regnskabet. Når dokumentationen er i orden, reduceres risikoen for fejl, misforståelser eller efterfølgende sanktioner fra myndighederne.

Revisors kontrol af dokumentation

Under revisionen foretager revisor stikprøver, hvor poster i regnskabet bliver kontrolleret mod dokumentationen. Det kan være, at en større udgift sammenholdes med faktura og bankbetaling, eller at en lageropgørelse tjekkes mod den faktiske beholdning.

Denne kontrol sikrer, at tallene ikke blot er indtastet i bogføringen, men også afspejler den virkelige økonomi. Manglende eller utilstrækkelig dokumentation bliver hurtigt tydelig i revisors arbejde, hvilket kan føre til ekstra spørgsmål, forsinkelser eller forbehold i årsrapporten.

Konsekvenser af mangelfuld dokumentation

Når dokumentationen ikke er på plads, kan konsekvenserne være alvorlige. Revisor kan blive nødt til at afgive en erklæring med forbehold, hvilket svækker tilliden hos banker, investorer og leverandører. I værste fald kan det føre til afslag på lån eller mistet investortillid.

Mangelfuld dokumentation kan også udløse sanktioner fra SKAT, hvis moms eller skat ikke er korrekt underbygget. For virksomheden betyder det både økonomiske tab og et svækket omdømme.

Sådan skaber du stærke dokumentationsrutiner

God dokumentation handler om struktur og faste rutiner. Det indebærer blandt andet:

• at bogføre bilag løbende

• at gemme og arkivere kontrakter systematisk

• at bruge digitale værktøjer, der automatiserer opbevaringen

• at sikre, at bilag altid opfylder lovkrav

Ved at samarbejde tæt med revisor kan virksomheden desuden få vejledning i, hvordan dokumentationen bedst organiseres. Det gør arbejdet lettere, når revisionen skal gennemføres.

Dokumentation som investering i virksomheden

Selvom det kan virke tidskrævende at holde styr på bilag og kontrakter, er det en investering, der betaler sig. En veldokumenteret økonomi gør revisionen hurtigere og billigere, samtidig med at den giver virksomhedsejeren et klart overblik over økonomien i hverdagen.

Korrekt dokumentation er derfor ikke kun en fordel for revisoren. Det er en styrke, der skaber værdi for hele virksomheden – både nu og i fremtiden.